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Planejamento Orçamentário

OBJETIVO

Através da ferramenta de previsão orçamentária é possível projetar o resultado de períodos futuros para compará-los posteriormente ao resultado realizado, sendo uma ferramenta útil não apenas para o planejamento como para o acompanhamento e avaliação dos resultados.

 

A previsão orçamentária é gerada em planilha de Excel, a partir do plano de contas criado no sistema; na coluna REALIZADO são transportados os valores contabilizados referente à movimentação realizada no sistema (compras, vendas, títulos a pagar, a receber, lançamentos, etc), permitindo comparar o resultado realizado com o previsto no orçamento, gerando uma coluna com a variação entre ORÇADO x REALIZADO.

 

Esta ferramenta permite gerar previsões apenas das contas de resultado (receitas e despesas), apurando resultados por competência (lançamentos de receitas e despesas nos meses em que estas foram geradas, independentes de pagamento ou recebimento).

Para prever resultados financeiros, use a ferramenta de Fluxo de Caixa Previsto x Realizado.

 

PRÉ-REQUISITOS

 

Plano de Contas

 

Centros de Custos

GERANDO UM PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO SEM USAR OS DADOS REALIZADOS NO SISTEMA 

 

Para gerar um planejamento orçamentário sem os dados realizados, siga as etapas descritas abaixo:

 

Centro de Custo: tecle F4 ou clique na seta para abrir a consulta do cadastro de centro de custos; Observação: se a empresa analisa resultados por Centro de Custos (Centro de Resultados), gere o orçamento em separado para cada centro de custos;

 

Ano Base: informe o ano para base para gerar a previsão orçamentária (normalmente o período subseqüente ao realizado);

 

Mês Inicial: tecle F4 ou clique na seta para selecionar o mês a partir do qual será gerado o orçamento;

 

Número Meses: informe para quantos meses será gerado o orçamento; Exemplo: para gerar de agosto a dezembro, no mês inicial selecione “Agosto” e em Número de Meses informar 5;

 

Estrutura Inicial: informe a partir de qual estrutura será gerado o orçamento (normalmente, início das contas de resultado);

 

Estrutura Final: informe até qual estrutura será gerado o orçamento ou deixe sem preencher, para que gere a planilha contendo o final das contas de resultado;

 

Nome Arquivo: por padrão, o sistema carrega com o nome “CONTROLLER_PLANEJAMENTO_ ORCAMENTARIO”; após gerar o orçamento em planilha do Excel, salve sempre com outro nome para não sobrescrever o arquivo anterior; ou clique na seta para selecionar outra planilha. Se já houver dados gravados na planilha selecionada, os sistema irá fazer a seguinte pergunta:

 

image:Planejamento2

 

Executar Macro: se a empresa criou macro na planilha de Excel, indique neste campo a macro para definir as formatações das células nas planilhas de Excel;

 

Agrupamento: clique na seta e selecione a opção “Isolar Centro de Custo”;

 

Colunas à Gerar: Marque o check box Previsto

 

image:Planejamento]

 

Clique no Botão Gerar Planilha Excel;

 

Aguarde enquanto o sistema lê os dados do sistema, referentes às contas que pertencem à estrutura informada, até que apareça no rodapé Feito!!! O sistema irá abrir a planilha em Excel com os dados lidos;

 

image:Planejamento1

 

Formate a planilha em Excel e salve-a com outro nome para não sobrescrever o modelo fornecido pelo sistema. Atenção: é necessário que, na linha 5, coluna D, esteja digitado Previsto, informação gerada automaticamente se a planilha for gerada com check box marcado em Previsto. Verifique se os meses projetados estão correto; caso contrário, altere-os.

 

Após a finalização do orçamento em planilha de Excel, clique em Ler Planejamento Orçamentário da Planilha para gravar o orçamento na base de dados do sistema;

 

Atenção: é necessário executar novamente esta ferramenta, todas as vezes em que se fizer alteração nos valores previstos que já estejam gravados na base de dados do sistema;

 

Observação: é possível criar fórmulas e vínculos em cada célula das colunas previstas, usando outras planilhas ou outros arquivos para elaboração do orçamento, bem como criar macros que executem comandos de formatação das células da planilha;

 

GERANDO UM PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO A PARTIR DOS DADOS REALIZADOS NO SISTEMA

 

Para gerar um planejamento orçamentário a partir dos dados realizados, siga as etapas descritas abaixo:

 

Centro de Custo: tecle F4 ou clique na seta para abrir a consulta do cadastro de centro de custos; Observação: se a empresa analisa resultados por Centro de Custos (Centro de Resultados), gere o orçamento em separado para cada centro de custos;

 

Ano Base: informe o ano para base a partir do qual deseja gerar o período realizado (normalmente o ano anterior ao da previsão);

 

Mês Inicial: tecle F4 ou clique na seta para selecionar o mês a partir do qual será gerado o período realizado;

 

Número Meses: informe para quantos meses será gerado o período realizado; Exemplo: para gerar de agosto a dezembro, no mês inicial selecione “Agosto” e em Número de Meses informar 5;

 

Estrutura Inicial: informe a partir de qual estrutura será gerado o orçamento (normalmente, início das contas de resultado);

 

Estrutura Final: informe até qual estrutura será gerado o orçamento ou deixe sem preencher para que gere a planilha contendo o final das contas de resultado;

 

Nome Arquivo: por padrão, o sistema carrega com o nome “CONTROLLER_PLANEJAMENTO_ ORCAMENTARIO”; após gerar o orçamento em planilha de Excel, salve sempre com outro nome para não sobrescrever o arquivo anterior; ou clique na seta para selecionar outra planilha. Se já houver dados gravados na planilha selecionada, os sistema irá fazer a seguinte pergunta:

 

image:Planejamento2

 

Executar Macro: se a empresa criou macro na planilha de Excel, indique neste campo a macro para definir as formatações das células nas planilhas de Excel;

 

Agrupamento: clique na seta e selecione a opção “Isolar Centro de Custo”;

 

Colunas à Gerar: Marque o check box Realizado;

 

image:Planejamento3

 

Clique no Botão Gerar Planilha Excel;

 

Aguarde enquanto o sistema lê os dados do sistema referentes às contas que pertencem à estrutura informada, até que apareça no rodapé Feito!!! O sistema irá abrir a planilha em Excel com os dados lidos;

 

image:Planejamento4

 

Renomeie as colunas da linha 5, coluna D, alterando “Realizado” para “Previsto” e também os meses dos períodos realizados para os períodos previstos;

 

Faça a manutenção dos valores realizados, alterando-os, se necessário, ou criando macro ou fórmulas para atualizar os valores;

 

Formate a planilha em Excel e salve-a com outro nome, para não sobrescrever o modelo fornecido pelo sistema

 

Observação: é possível criar fórmulas e vínculos em cada célula das colunas previstas, usando outras planilhas ou outros arquivos para elaboração do orçamento, bem como criar macros que executem comandos de formatação das células da planilha;

 

GRAVANDO O PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO NA BASE DE DADOS DO SISTEMA

 

Nome do Arquivo: clique na seta para selecionar o arquivo do planejamento orçamentária de cada centro de custo a ser gravado na base de dados do sistema. 

É necessário gerar o orçamento dos centros de custos individualmente e gravá-los também individualmente para que o sistema possa gerar os relatórios de cada centro de custo, isoladamente, e consolidado.

 

Clique em Ler Planejamento Orçamentário da Planilha para gravar o orçamento na base de dados do sistema. Todas as vezes em que se fizer alteração nos valores previstos, que já estejam gravados na base de dados do sistema, é necessário executar esta ferramenta novamente. Responda Sim para a seguinte pergunta e aguarde enquanto o sistema faz a leitura e grava a planilha no sistema até que apareça a mensagem, Feito!!!! no rodapé:

 

image:Planejamento5

 

GERANDO ANÁLISE ORÇADO X REALIZADO DO PERÍODO (VARIAÇÃO)

 

Após gravar o orçamento previsto na base de dados do sistema, é possível comparar os resultados ORÇADO com o REALIZADO no mesmo período.

 

Centro de Custo: tecle F4 ou clique na seta para abrir a consulta do cadastro de centro de custos; Observação: se a empresa analisa resultados por Centro de Custos (Centro de Resultados), a análise pode ser feita isoladamente, para cada centro de custo ou agrupada (Resultado Consolidado)

 

Ano Base: informe o ano para base a partir do qual deseja analisar a variação

 

Mês Inicial: tecle F4 ou clique na seta para selecionar o mês a partir do qual deseja analisar a variação;

 

Número Meses: informe para quantos meses será gerado o período realizado;

Exemplo: para gerar de agosto a dezembro, no mês inicial selecione “Agosto” e em

Número de Meses informar 5;

 

Estrutura Inicial: informe a partir de qual estrutura será gerada a planilha da variação (normalmente, início das contas de resultado);

 

Estrutura Final: informe até qual estrutura será gerada a planilha de variação ou deixe sem preencher para que gere a planilha contendo o final das contas de resultado;

 

Nome Arquivo: por padrão, o sistema carrega com o nome "CONTROLLER_PLANEJAMENTO_ ORCAMENTARIO”. Após gerar o orçamento em planilha de Excel, salve sempre com outro nome para não sobrescrever o arquivo anterior; ou clique na seta para selecionar outra planilha;  se já houver dados gravados na planilha selecionada, o sistema irá fazer a seguinte pergunta:

 

image:Planejamento2

 

Agrupamento: clique na seta e selecione a opção “Isolar Centro de Custo” se a análise for de cada Centro de Custo ou, "Consolidar Centro de Custos" para analisar os resultados globalmente;

 

Colunas à Gerar: Marque os check box(s) Previsto, Realizado e Diferença;

 

Clique no Botão Gerar Planilha Excel;

 

Aguarde enquanto o sistema lê os dados do sistema referentes às contas que pertencem à estrutura informada, até que apareça Feito!!! , no rodapé. O sistema irá abrir a planilha em Excel com os dados lidos;

 

image:Planejamento6

 

Formate a planilha em Excel e salve-a com outro nome para não sobrescrever o modelo fornecido pelo sistema

Created by: Jefferson last modification: 30/09/08 15:25 by Marcia
     
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